DMZ AGGIORNA N. 92 DEL 16 MAGGIO 2023
I casi oggetto di approfondimento in questo DMZ Aggiorna sono connessi ai costi sostenuti in trasferta.
Sovente ci viene chiesto come registrare detti costi quando capita, per errore o per praticità, che il documento di spesa risulti intestato ad un dipendente o ad un amministratore, anziché all’impresa, oppure non risulti proprio intestato a nessuno.
Innanzi tutto, occorre precisare che se il documento non è intestato all’impresa, l’eventuale detrazione dell’Iva è pregiudicata dal mancato possesso di una fattura intestata all’impresa e si ritiene che non si possa dedurre nemmeno il costo.
Per quanto riguarda i casi di personale in trasferta, le spese tipicamente connesse alla trasferta (albergo, ristorante, bar, taxi, biglietti di viaggio, lavanderia, parcheggio) possono essere documentate anche con documenti di spesa anonimi, purché il soggetto che è in trasferta li elenchi in nota spese; è infatti con la nota spese che il dipendente di fatto dichiara di aver sostenuto quella spesa nell’ambito di una attività lavorativa, e la spesa può quindi diventare costo deducibile. Il rimborso deve transitare nel cedolino paga.
L’elencazione in nota spesa, relativamente ai documenti anonimi, va fatta anche quando gli stessi sono stati pagati con carta di credito aziendale.
In passato è stato riconosciuto che non sono sufficienti solo gli estratti conto delle carte di credito aziendali, ma devono essere procurati i documenti di spesa (in particolare di alberghi e ristoranti).
Ricordiamo tuttavia che al di fuori dei casi di vitto, alloggio e trasporto, non è strettamente necessario che vi sia un documento che certifichi la spesa (si pensi alle mance o alle telefonate effettuate con telefono privato), ma è necessario che il dipendente elenchi tali costi nella nota spese.
Per quanto riguarda il particolare caso dei biglietti aerei, si ritiene che se non esiste una vera e propria fattura emessa nei confronti della società, il committente del servizio di trasporto di persone è il dipendente, anche nel caso in cui la spesa sia stata pagata con carta di credito aziendale, e magari il biglietto acquistato direttamente dall’ufficio amministrativo.
In questo caso (mancanza della fattura della compagnia aerea verso il datore di lavoro), su quest’ultimo soggetto non ricade nessun obbligo Iva e si potrà dedurre il costo come spesa connessa alla trasferta.
Talvolta il personale in trasferta effettua degli acquisti che non sono propriamente connessi alla trasferta. A tal riguardo, si ricorda quanto il Ministero delle Finanze ha chiarito con circolare 326/1997 che “possano essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro anticipate dal dipendente per snellezza operativa, ad esempio per l’acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, etc.”.
In sostanza, aggiornando quanto espresse il Ministero, si potrebbe inserire in nota spese il costo di acquisto di un caricabatterie di uno smartphone, e il rabbocco di carburante presso distributore non coperto dalla tessera del veicolo aziendale, ecc.…
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