Il settore Consulenza del Lavoro dello Studio DMZ, oltre ad elaborare le busta paga da consegnare ai lavoratori, aggiorna e conserva per conto dei datori di lavoro stessi tutti i libri che sono obbligati ad istituire, tra cui il libro unico del lavoro e il registro delle visite mediche, qualora i requisiti soggettivi o le attività svolte lo impongano.
Nel seguito facciamo un breve cenno anche alla La scheda professionale e al Certificato del casellario giudiziale
Libro unico del lavoro (LUL) equivale al cedolino paga, con il dettaglio delle presenze del lavoratore ed assolve alla funzione di documentare lo stato del rapporto di lavoro con ogni lavoratore, nonché lo stato occupazionale dell'impresa agli organi di vigilanza.
Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL e l’effettuazione del relativo pagamento, il datore di lavoro adempie all'obbligo di corrispondere le retribuzioni ai lavoratori a mezzo di busta paga.
Poiché il LUL ha sostituito i libri matricola e paga, tutte le disposizioni normative ancora vigenti che richiamano i libri obbligatori di lavoro o i libri matricola e paga, devono intendersi riferite al LUL per quanto compatibili.
Per ciascun lavoratore devono essere indicati:
- nome e cognome;
- codice fiscale;
- ove ricorrano, qualifica e livello;
- retribuzione base;
- anzianità di servizio;
- posizioni assicurative;
- erogazioni di denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro (comprese quelle a titolo di rimborso spese);
- trattenute;
- detrazioni fiscali;
- dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
- prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Il LUL deve inoltre contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.
Qualora al lavoratore venga corrisposta una retribuzione in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è annotata solo la giornata di presenza al lavoro, permanendo, in ogni caso, l'obbligo di indicare la causale delle assenze.
Il LUL deve essere compilato, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo.
La tenuta del LUL può avvenire tramite uno dei seguenti sistemi:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;
- stampa laser;
- supporti magnetici.
Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio:
- attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il LUL;
- conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
- istituire un documento unitario (quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione).
È ritenuta comunque corretta, all'interno del LUL regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.
Il LUL non può essere tenuto in forma manuale.
L'INAIL è l'unico ente preposto ad effettuare la vidimazione, anche nel caso dei datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti.
Il datore di lavoro può istituire e tenere personalmente il LUL, oppure affidarne la tenuta delegando detto adempimento a professionisti abilitati come è lo Studio DMZ.
Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il LUL (e i preesistenti libri paga e matricola) per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali del 2016.
Il LUL è conservato alternativamente nei seguenti luoghi:
- sede legale del datore di lavoro;
- studio del professionista abilitato come è lo Studio DMZ;
Registro delle visite mediche: Alcuni datori di lavoro, qualora i requisiti soggettivi o le attività svolte lo impongano, devono annotare su un registro le scadenze e l'esito delle visite mediche effettuate dai lavoratori dipendenti secondo specifiche norme di legge. Si tratta di:
- minori di età (indipendentemente dal tipo di attività da svolgere), che devono essere sottoposti alle c.d. visite preassuntive;
- dipendenti addetti a particolari lavori, che devono effettuare le c.d. visite preventive;
- minori e lavoratori addetti a determinate lavorazioni o in particolari ambienti, che sono soggetti a visite periodiche;
- lavoratori esposti al rischio di silicosi e asbestosi . Per questi ultimi deve essere utilizzato un apposito registro a numerazione progressiva ed i rilievi clinici e radiografici devono essere riportati su apposite schede personali.
La scheda professionale è lo strumento destinato a sostituire il soppresso libretto di lavoro che, per la generalità dei lavoratori, raccoglie le informazioni relative alle esperienze formative (percorso di studi, abilitazioni conseguite, formazione professionale, conoscenze ed altre abilità) e professionali (esperienze di lavoro subordinato o autonomo, apprendistato, tirocini formativi) del lavoratore, alle sue disponibilità e alle sue preferenze in ordine al tipo di assunzione.
La scheda viene rilasciata al lavoratore dai Servizi per l'impiego. I dati contenuti nella scheda professionale devono essere registrati nella scheda anagrafico-professionale, documento standard di rappresentazione dei dati di ciascun lavoratore.
La scheda ha valore certificativo limitatamente ai dati amministrativi relativi allo stato di disoccupazione ed alla sua durata, nonché all'iscrizione in liste o elenchi speciali.
Certificato del casellario giudiziale I datori di lavoro che intendono instaurare un rapporto di lavoro per lo svolgimento di attività professionali o volontarie organizzate che comportano contatti diretti e regolari con i minori, devono richiedere copia del certificato del casellario giudiziale relativo alla persona da assumere, ciò al fine di evitare successivi problemi con il minore stesso.
Il datore di lavoro che non adempie a tale obbligo è soggetto a una sanzione amministrativa.
