DMZ RICORDA N. 233 DEL 19 DICEMBRE 2025
Il 31 ottobre 2025, con l'entrata in vigore del decreto sicurezza sul lavoro, sono scattate novità importanti anche per quanto riguarda la PEC amministratori.
In pratica, viene impedito espressamente che il domicilio digitale dell’amministratore sia lo stesso della società. Si tratta di un cambio di rotta netto rispetto alla prassi camerale che, dopo i primi chiarimenti ministeriali, aveva consentito, in molti casi, di indicare la PEC aziendale anche per gli amministratori, evitando così di duplicare inutilmente costi e adempimenti. Oggi questa opzione non è più percorribile, salvo possibili ripensamenti in sede di conversione del decreto.
Cosa cambia per la PEC amministratori con il decreto sicurezza lavoro
La scorsa primavera, diverse Camere di Commercio, recependo gli indirizzi di Unioncamere, avevano pubblicato schede operative che ammettevano la coincidenza tra PEC dell’amministratore e PEC dell’impresa. In pratica: una sola casella, due usi, a condizione che fosse effettivamente presidiata. Ora, con il DL ribattezzato decreto sicurezza su lavoro, la situazione è cambiata: la coincidenza è stata vietata e l’amministratore deve disporre di un indirizzo distinto e personale, idoneo ad identificarlo in modo univoco.
In concreto significa che si devono mappare gli incarichi e associare a ciascun amministratore una PEC personale diversa da quella aziendale e non condivisa con altri soggetti. La casella deve essere attiva, funzionante e nella disponibilità effettiva dell’amministratore, perché su di essa potranno transitare comunicazioni aventi valore legale.
Per gli amministratori con più incarichi è possibile utilizzare lo stesso indirizzo personale per tutte le società amministrate: conta l’univocità del soggetto, non della carica.
In tutto questo resta fermo il perimetro generale: la PEC è obbligatoria per le imprese dal 2008 (e per le ditte individuali dal 2012) e rappresenta il domicilio digitale cui recapitare atti e comunicazioni della PA. L’ulteriore obbligo sugli amministratori non sostituisce quello societario: si affianca e ora, con il divieto di coincidenza, raddoppiano gli indirizzi da gestire.
Sul fronte tempistiche, molti operatori hanno indicato come orizzonte operativo fine 2025 per chiudere l’allineamento degli archivi: entro dicembre si deve procedere ai depositi mancanti e alle rettifiche, soprattutto per chi finora aveva ripiegato , sulla PEC aziendale.
Chi è obbligato a comunicare la PEC al Registro delle Imprese:
L’amministratore unico, o l’amministratore delegato o, in mancanza, il Presidente del consiglio di amministrazione.
Quali conseguenze se non ci si adegua
Le Camere di Commercio possono sollecitare la regolarizzazione e applicare le sanzioni previste dall’ordinamento per gli inadempimenti pubblicitari. Le sanzioni per mancata comunicazione della PEC amministratori non sono affatto banali. Per i soggetti che non hanno indicato il domicilio digitale degli amministratori entro i termini scatta una multa raddoppiata rispetto a quella "classica" che va da 103 a 1.032 euro, e dunque la sanzione può essere da 206 a 2.064 euro, fatta salva la riduzione dell’importo della sanzione ad 1/3 nel caso in cui la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengano nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti.
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