Lo Studio DMZ, tramite il settore Consulenza del Lavoro, ogni qualvolta un imprenditore o un professionista ritengano necessario instaurare rapporti di lavoro con soggetti terzi, illustra le differenze, sia quelle gestionali, sia quelle economiche, tra le diverse tipologie di rapporto e aiuta ad individuare quale sia la più idonea fra le possibili alternative.

Qualora venga individuata come la tipologia più idonea quella del lavoro subordinato, vengono illustrati, con una breve trattazione, tutti gli aspetti essenziali della costituzione del rapporto di lavoro.

In particolare, vengono sintetizzate le modalità di iscrizione agli enti previdenziali ed assistenziali, i sistemi di tenuta e di conservazione dei libri obbligatori, le procedure di assunzione e la classificazione dei lavoratori.

Il settore Consulenza del Lavoro dello Studio DMZ, oltre ad elaborare le busta paga da consegnare ai lavoratori, aggiorna e conserva per conto dei datori di lavoro stessi tutti i libri che sono obbligati ad istituire, tra cui il libro unico del lavoro e il registro delle visite mediche, qualora i requisiti soggettivi o le attività svolte lo impongano.

Nel seguito facciamo un breve cenno anche alla La scheda professionale e al Certificato del casellario giudiziale 

Libro unico del lavoro (LUL) equivale al cedolino paga, con il dettaglio delle presenze del lavoratore ed assolve alla funzione di documentare lo stato del rapporto di lavoro con ogni lavoratore, nonché lo stato occupazionale dell'impresa agli organi di vigilanza.
Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL e l’effettuazione del relativo pagamento, il datore di lavoro adempie all'obbligo di corrispondere le retribuzioni ai lavoratori a mezzo di busta paga.
Poiché il LUL ha sostituito i libri matricola e paga, tutte le disposizioni normative ancora vigenti che richiamano i libri obbligatori di lavoro o i libri matricola e paga, devono intendersi riferite al LUL per quanto compatibili.

Per ciascun lavoratore devono essere indicati:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• ove ricorrano, qualifica e livello;
• retribuzione base;
• anzianità di servizio;
• posizioni assicurative;
• erogazioni di denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro (comprese quelle a titolo di rimborso spese);
• trattenute;
• detrazioni fiscali;
• dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
• prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.

Il LUL deve inoltre contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.

Qualora al lavoratore venga corrisposta una retribuzione in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è annotata solo la giornata di presenza al lavoro, permanendo, in ogni caso, l'obbligo di indicare la causale delle assenze.

Il LUL deve essere compilato, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo.

La tenuta del LUL può avvenire tramite uno dei seguenti sistemi:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;
• stampa laser;
• supporti magnetici.

Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio:

• attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il LUL;
• conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
• istituire un documento unitario (quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione).

È ritenuta comunque corretta, all'interno del LUL regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.
Il LUL non può essere tenuto in forma manuale.

L'INAIL è l'unico ente preposto ad effettuare la vidimazione, anche nel caso dei datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti.

Il datore di lavoro può istituire e tenere personalmente il LUL, oppure affidarne la tenuta delegando detto adempimento a professionisti abilitati come è lo Studio DMZ.

Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il LUL (e i preesistenti libri paga e matricola) per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali del 2016.

Il LUL è conservato alternativamente nei seguenti luoghi:

• sede legale del datore di lavoro;
• studio del professionista abilitato come è lo Studio DMZ;

Registro delle visite mediche: Alcuni datori di lavoro, qualora i requisiti soggettivi o le attività svolte lo impongano, devono annotare su un registro le scadenze e l'esito delle visite mediche effettuate dai lavoratori dipendenti secondo specifiche norme di legge. Si tratta di:

• minori di età (indipendentemente dal tipo di attività da svolgere), che devono essere sottoposti alle c.d. visite preassuntive;
• dipendenti addetti a particolari lavori, che devono effettuare le c.d. visite preventive;
• minori e lavoratori addetti a determinate lavorazioni o in particolari ambienti, che sono soggetti a visite periodiche;
• lavoratori esposti al rischio di silicosi e asbestosi . Per questi ultimi deve essere utilizzato un apposito registro a numerazione progressiva ed i rilievi clinici e radiografici devono essere riportati su apposite schede personali.

La scheda professionale è lo strumento destinato a sostituire il soppresso libretto di lavoro che, per la generalità dei lavoratori, raccoglie le informazioni relative alle esperienze formative (percorso di studi, abilitazioni conseguite, formazione professionale, conoscenze ed altre abilità) e professionali (esperienze di lavoro subordinato o autonomo, apprendistato, tirocini formativi) del lavoratore, alle sue disponibilità e alle sue preferenze in ordine al tipo di assunzione.

La scheda viene rilasciata al lavoratore dai Servizi per l'impiego. I dati contenuti nella scheda professionale devono essere registrati nella scheda anagrafico-professionale, documento standard di rappresentazione dei dati di ciascun lavoratore.

La scheda ha valore certificativo limitatamente ai dati amministrativi relativi allo stato di disoccupazione ed alla sua durata, nonché all'iscrizione in liste o elenchi speciali.

Certificato del casellario giudiziale  I datori di lavoro che intendono instaurare un rapporto di lavoro per lo svolgimento di attività professionali o volontarie organizzate che comportano contatti diretti e regolari con i minori, devono richiedere copia del certificato del casellario giudiziale relativo alla persona da assumere, ciò al fine di evitare successivi problemi con il minore stesso.

Il datore di lavoro che non adempie a tale obbligo è soggetto a una sanzione amministrativa.

Il settore Consulenza del Lavoro dello Studio DMZ - attraverso l'apertura di una posizione assicurativa - si occupa dell’iscrizione delle aziende agli Enti che gestiscono le diverse forme assicurative, ai quali è affidata sia la riscossione dei contributi e dei premi versati dai datori di lavoro, sia l'erogazione delle prestazioni di loro competenza.

Il datore di lavoro è tenuto a denunciare all'INAIL i lavori che intende svolgere contestualmente all'inizio dell'attività (entro i 5 giorni successivi se non è possibile presentare la denuncia contestuale, per la natura dei lavori o per necessità legate all'inizio dell'attività.

L'obbligo di denuncia è assolto dal datore di lavoro:
- imprenditore, tramite la comunicazione unica di avvio di attività d'impresa, da trasmettere in via telematica o su supporto informatico alla CCIAA, la quale - a sua volta - provvede ad inviarla;
- non imprenditore, tramite la denuncia dei lavori da trasmettere in via telematica.
L'INAIL può dispensare il datore di lavoro dall'obbligo di denuncia se i lavori, classificabili in una delle lavorazioni già denunciate :

- richiedono l'impiego di non più di 5 persone;
- non durano più di 15 giorni, in caso di lavori edili, stradali, idraulici ed affini di modesta entità, nonché nelle altre ipotesi in cui se ne ravvisi l'opportunità.
L'INAIL, ricevuta la denuncia:
- istituisce il rapporto assicurativo;
- comunica al datore di lavoro con modalità telematica il codice ditta e il numero della Posizione Assicurativa Territoriale (c.d. PAT) da intendersi come provinciale);
- richiede al datore di lavoro il primo versamento in acconto del premio, riferito alla frazione di anno solare intercorrente tra la data di inizio dei lavori e la fine dell'anno.
Quando la denuncia è effettuata mediante la comunicazione unica di attività d'impresa, la CCIAA provvede ad inviarla all'INAIL e quest'ultimo, entro i successivi 7 giorni, comunica in via telematica all'impresa i dati relativi alla posizione assicurativa (numero codice ditta e numero di PAT relativa ad ogni sede dei lavori indicata in denuncia.

La denuncia di iscrizione all'INAIL tramite comunicazione unica è ammessa se, contestualmente, è inoltrata alla CCIAA la domanda di iscrizione con immediato inizio dell'attività (o la dichiarazione di inizio attività per impresa già iscritta). Nella modulistica per la comunicazione unica è presente la denuncia di esercizio, da compilare con gli stessi dati del modello cartaceo e del servizio on line già in uso sul sito dell'INAIL.
In caso di attività non denunciata, l'INAIL diffida il datore di lavoro ad adempiere entro 10 giorni, scaduti i quali, in mancanza di ricorso, è dovuto il premio nella misura richiesta dall'Istituto.

In caso di apertura di una nuova sede il datore di lavoro, già titolare di un rapporto assicurativo con l'INAIL, deve inoltrare con modalità telematica una specifica denuncia presso una qualsiasi unità territoriale dello stesso istituto, beneficiando del più ampio termine previsto per le comunicazioni di variazione.
Nell'ipotesi di aziende che svolgono la propria attività in diversi luoghi di lavoro (cioè in più stabilimenti o strutture fisicamente separati), è considerata sede di lavoro ogni singola unità produttiva intesa come stabilimento, nonché ogni struttura facente capo alla medesima azienda e dotata di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale; quest'ultima si presume sussistere quando lo stabilimento (o la struttura) è fisicamente separato dall'unità produttiva centrale.

Il datore di lavoro deve presentare tante denunce d'esercizio quante sono le unità produttive in cui si svolge l'attività aziendale, anche se ricadenti nell'ambito territoriale di una sola unità dell'INAIL; successivamente, l'Istituto provvede all'istituzione di tante autonome PAT per ogni singola unità produttiva.

In mancanza di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale, l'eventuale diversa struttura dell'azienda (anche se fisicamente separata dalla struttura principale) deve essere ricondotta all'unità produttiva dalla quale essa dipende, non essendo una distinta ed autonoma sede di lavoro.

Il settore Consulenza del Lavoro dello Studio DMZ - attraverso l'apertura di una posizione assicurativa - si occupa di iscrivere le aziende che devono iscriversi agli Enti che gestiscono le diverse forme assicurative, ai quali è affidata sia la riscossione dei contributi e premi versati dai datori di lavoro, sia l'erogazione delle prestazioni di loro competenza.

L’impiego di dipendenti (all’avvio dell’attività o in un momento successivo) richiede necessariamente l’apertura di una posizione contributiva presso l’INPS.
La posizione contributiva è unica e tale permane anche quando il datore di lavoro costituisce, in un momento successivo, nuove unità operative, intese come luoghi in cui siano occupati stabilmente uno o più lavoratori dipendenti. In tal caso il datore di lavoro deve gestire i relativi adempimenti utilizzando la posizione contributiva già in essere (senza richiedere, quindi, l'apertura di una nuova e distinta posizione) e comunicando i dati identificativi della nuova unità operativa e, se nota, la durata temporale della stessa.

A decorrere dal 1° ottobre 2020, come credenziale di accesso ai servizi dell'INPS si utilizza il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID); pertanto, a partire da tale data, l'INPS non rilascerà più il PIN. non saranno rilasciati nuovi PIN agli utenti, salvo quelli richiesti da utenti che non possono avere accesso alle credenziali SPID e per i soli servizi loro dedicati.

I PIN già in possesso degli utenti conserveranno la loro validità e potranno essere rinnovati alla naturale scadenza fino alla conclusione della fase transitoria.

Il richiedente può ottenere lo SPID anche da remoto tramite apposita procedura online messa a disposizione dal gestore dell'identità digitale.

L’apertura della posizione contributiva, operata dal datore di lavoro (o da un intermediario abilitato, qual è il nostro Studio), avviene esclusivamente in via telematica con le modalità indicate in tabella:

L'INPS, entro 7 giorni dal ricevimento della comunicazione (unica o telematica INPS), notifica al datore di lavoro i dati relativi alla posizione assicurativa.
I medesimi canali devono essere utilizzati anche in caso di modifiche o cessazione dell'attività.

In caso di operazioni societarie (fusioni, incorporazioni, subentro, cessione e/o affitto di ramo d'azienda, ecc.) il datore di lavoro subentrante deve comunicare all’INPS i dati identificativi delle unità operative acquisite (nelle quali sono occupati i dipendenti dell'azienda cedente).

Il settore Consulenza del Lavoro dello Studio DMZ può essere delegato dal datore di lavoro cliente a svolgere tutti gli adempimenti previsti per le assunzioni ordinarie  di tutti i lavoratori, per qualsiasi tipologia di rapporto di lavoro, comprese quelle relative a disposizioni speciali previste per alcuni lavoratori quali, ad esempio:

• extracomunitari assunti dall'estero
• italiani da impiegare o trasferire all'estero;
• disabili, per i quali si applica la disciplina del collocamento obbligatorio.

Il datore di lavoro (o altro soggetto abilitato, come il nostro Studio) deve comunicare telematicamente l'assunzione (tramite modello Unificato Lav, o, nei casi di urgenza, con modello Unificato Urg) al ministero del Lavoro, entro il giorno precedente l'inizio del rapporto. A tal fine occorre il preventivo accreditamento sul portale che gestisce il servizio.

La comunicazione telematica è utile ai fini dell'assolvimento degli obblighi di comunicazione anche nei confronti di altri Enti, quali per esempio, delle Regioni, dell'INPS, dell'INAIL e dell'Ispettorato nazionale del lavoro per le attività di rispettiva competenza.

Sono previste sanzioni in caso di violazione delle disposizioni sopra elencate in materia di assunzioni.

Prima di procedere all'assunzione, il datore di lavoro deve rivolgersi ai lavoratori, già impiegati presso di lui:

• a tempo parziale che vogliano passare a tempo pieno;
• in passato con contratti a termine per un periodo superiore a 6 mesi (salvo deroghe previste dalla contrattazione collettiva) o in attività stagionali; oppure licenziati nel corso di una riduzione del personale o nell'ambito di un trasferimento d'azienda.

I lavoratori subordinati impiegati senza preventiva comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro sono considerati «in nero».

Per le violazioni accertate il datore di lavoro (escluso quello domestico) è soggetto alla c.d. «maxisanzione».

A decorrere dal 15 novembre 2020, è possibile accedere ai servizi online del ministero del Lavoro esclusivamente tramite SPID: non saranno, infatti, più valide né le credenziali del portale Cliclavoro né strumenti di autenticazione diversi (user ID e password e PIN INPS).